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Multi-funções: quais e como as gerir

Introdução

O trabalho independente muitas vezes leva-nos a interpretar vários papéis. Precisas de ter um lado obviamente ligado à tua profissão propriamente dita, mas também um lado comercial, um lado contabilista, um lado gestor, etc.

Esta é uma das realidades que, para quem está habituado a trabalhar por conta de outrem, nem sempre é fácil de aprender a lidar e a gerir. Quando trabalhas numa empresa em que existe uma estrutura de gestão acima de ti, existem questões relacionadas com a organização e renovação do teu trabalho, que não és tu a tratar:

Segurança Social, IRS
Encontrar novos clientes e projectos
Organizar a entrada desses novos projectos no cronograma de tarefas
Lidar com o cliente, definir prioridades e necessidades, etc.

Sendo Independente, estas são questões que ficam a teu cargo. É importante olhá-las de forma isolada e aprender a conhecer e a manobrar as suas peculiaridades.

Aprender a ser versátil e desenrascado pode ajudar a descomplicar muitas destas coisas e ajudar-te a fazê-las de forma mais pragmática, correcta e fácil.

Mas que tarefas são estas?

Eu profissional

Tudo começa com a tua actividade. Deve ser aqui que dedicas o maior número de horas do teu dia. Mas nem sempre é fácil. Às vezes a preocupação com tarefas de outras áreas podem-te deixar sem capacidade de foco para o teu trabalho. Mas nada temas. Tenta encontrar as melhores alturas para cada tarefa e obriga-te a cumprir esse agendamento. Procura guardar a parte do dia em que te sentes mais produtivo para as tarefas da natureza da tua profissão. Horas mais próximas do horário de almoço ou final do dia podem fazer mais sentido para outras actividades complementares.

Eu contabilista

De tempos em tempos é preciso seres o contabilista. Passar faturas, tratar de pagar a segurança social ou gerir os lucros e as despesas que andas a ter são tarefas que podes guardar para ‘debaixo deste chapéu’. Claro que pode chegar uma altura em que delegas estas tarefas a um contabilista profissional, e esperemos que cries estabilidade para que isso aconteça. Mas é importante que estejas à vontade com este tema para que em qualquer altura te consigas desenrascar sozinho e para que estejas sempre consciente do que acontece ao dinheiro que ganhas, onde o gastas e para onde é que ele vai quando fazes as tuas contribuições ao Estado. Sendo estas tarefas mais pragmáticas, são as tais que se calhar consegues mais facilmente fazer quando a energia já não está a 100%. O final do dia ou da semana pode ser um bom momento para pôr tudo isso em ordem.

Eu gestor

Às vezes precisamos do chapéu de gestor. Procura criar uma timeline com que tu e o cliente concordem e faz com que seja cumprida, por ambas as partes também. Define claros momentos de entrega e de pontos de situação. Se mantiveres um ritmo organizado, tanto tu como o cliente se vão sentir mais confortáveis e confiantes com a evolução do projecto. Reuniões para ponto de situação ao início da semana ou entregas ao final da semana são boas estratégias. Porém, lembra-te que entregas ao final do dia de sexta nunca são muito boa ideia. O cliente precisa de tempo útil para analisar o que lhe enviaste e não o vai fazer durante o fim-de-semana. Se queres continuar a avançar com o trabalho de forma eficiente à segunda, é boa estratégia deixar os entregáveis para quinta-feira.

Sê um gestor benevolente, mas exigente. E lembra-te que as tarefas só estão feitas, quando estão terminadas.

Ser gestor também inclui pensar na auto-gestão. Surgiram duas leads em simultâneo com que não contavas? Procura subcontratar alguém. Sê realista e prepara-te com tempo.

Este é provavelmente o teu papel mais importante. Estuda novas formas de seres mais produtivo, testa horas e manobras diferentes, muda o que tiveres de mudar e procura aprender algo novo sobre o teu modo de trabalho, todas as semanas, todos os meses. A palavra-chave da gestão de serviços, clientes e projectos é: adaptar.

Eu comercial

Ser o comercial nem sempre é fácil e é preciso estar com o espírito certo para o fazer. Fazer pontos de situação, ir atrás de novos clientes, actualizar o portfolio, aparecer nos eventos certos. Tudo isto faz parte.

Não empurres estas tarefas só para quando estiveres com falta de trabalho. Uma alimentação sustentável deste lado do negócio é crucial. Encontra momentos da semana em que consigas dedicar tempo a estas tarefas.

Contacta clientes antigos, percebe se precisam de algum suporte, se precisam de novos serviços teus ou se conhecem alguém que possa precisar.
Quando falares com clientes antigos, mesmo que não te estejam a contratar, comunica com eles, entende o que precisam e qual é o estado do negócio deles: sê presente e flexível.
Encontra tempo para organizares e documentares trabalho já concluído. Percebe de que forma podes partilhar esse trabalho e como o queres apresentar.
Procura manter contacto com pessoas da área e coloca-te em situações em que cries novos contactos. Nunca se sabe de onde vem aquele trabalho perfeito de que estamos sempre à espera. O melhor é criarmos o máximo de oportunidades possível para que isso aconteça, certo?

Eu tudo

Esta abrangência de funções às vezes pode parecer assustadora, mas faz tudo parte de seres realmente independente. É importante que consigas arranjar tempo para todas estas funções, faz parte. A multi-função é algo com que tens que lidar.

Gerir multi-funções

Embora não consigas fugir destas tarefas, pelo menos ao início e enquanto não tens fundos para pagar a alguém para o fazer por ti, como dono do teu tempo, podes escolher a melhor altura para cada actividade.

Por exemplo, pode acontecer que ao início do mês tenhas de colocar o chapéu de gestor e procurar organizar os projectos que tens em mãos. Pode acontecer também que ao fim do mês tenhas que usar mais o chapéu de contabilista, que tenhas de enviar orçamentos, pagar a Segurança Social ou actualizar o teu documento de despesas. São actividades quase obrigatórias, não há como fugir, por isso o melhor é encontrares o tempo certo, o momento ideal para lidares com elas.

Mas não te deixes afundar em tarefas. No meio de tanta coisa é normal que te sintas sobrecarregado.

Define prioridades. Procura distinguir o essencial do opcional. Há metodologias comprovadas que podem ajudar com isto, procura e informa-te sobre quais se adaptam melhor a ti e ao teu trabalho.
Elimina tarefas que não sejam essenciais para o momento – ou que não sejam necessárias de todo.
Delega tarefas a outros sempre que possas.
Automatiza aquilo que conseguires. Vais ficar impressionado com a quantidade de software que existe e que consegue ajudar-te a gerir melhor o teu tempo, ou que até te elimina tarefas repetitivas.

Acima de tudo, cumpre um horário sustentável de trabalho. Amanhã é outro dia. E importante também: deixa as preocupações do trabalho no trabalho. Não há nada que não se faça se descansares bem e recarregares energia. Para que isso aconteça, mentaliza-te que o trabalho é só uma parte de ti. É importante, sim, mas é a parte que te ajuda a alimentar a outra parte maior e mais importante: a tua vida.

Classe A vs. Classe B: Pros e Contras

Introdução

No mundo profissional, como na vida, não existem respostas e soluções universais. O que é verdade para uns, pode não ser verdade para outros. Aquilo que funciona com uma pessoa, pode não funcionar para outra. Pois bem, ser trabalhador independente não é para todos. O mesmo se poderá dizer de trabalhar por conta de outrem.

Existem diferenças relevantes na forma de exercer uma profissão num ou noutro regime e é importante que as tenhas bem presente no momento de tomares a tua decisão. E começamos exactamente por aí: a importância desta decisão.

Por vezes a profissão leva-nos por caminhos que, à partida, não idealizávamos. Muitas vezes, deixamo-nos levar com a corrente e vamos aceitando determinados projectos ou oportunidades e, aos poucos, aceitamos essa imprevisibilidade como parte do próprio percurso. Essa imprevisibilidade é boa, e acaba por ser uma resposta do ‘mercado’ à tua forma de trabalhar, competência e qualidade, porém, é importante que, de tempos a tempos, consigas parar para analisar o teu percurso.

Tornares-te independente quando sempre trabalhaste por conta de outrem, ou vice-versa, deve ser uma mudança e uma decisão tomada com muita ponderação.

Mesmo que, na tua área, a maioria trabalhe de determinada forma, mesmo que a sociedade te pressione a trabalhar de outra maneira, deves olhar para a situação com franqueza e com a maior honestidade possível (é difícil).

A questão é que muitos acabam por exercer a sua profissão num destes regimes sem saber ao certo quais são os seus direitos e deveres, e é aqui que reside o verdadeiro problema.

Mas isto é para mim?

Para perceberes se ser trabalhador independente é para ti, deves ter em consideração que:

Não vais exercer só a tua função profissional: um TI (Trabalhador Independente) tem de estar à vontade para desempenhar um conjunto de funções, desde o comercial ao contabilista.
Muito vai depender da tua empatia e comunicação com outros: é importante que tenhas algumas capacidades como comunicador; que consigas apresentar e defender o teu trabalho perante o cliente e que saibas comunicar correctamente com toda a gente que rodeia o teu círculo profissional.
Vais ter um ordenado variável: não vais chegar ao fim do mês e receber sempre o mesmo valor. Terás de te sentir confortável com a ideia do teu ordenado poder poder sofrer decréscimos assinaláveis e aumentos não imaginados, mês após mês. Vais ter de ser responsável com as tuas finanças pessoais a longo prazo e mantê-las tanto quanto possível separadas das finanças profissionais.
O teu patrão és tu: deves estar confortável com a ideia de organizares o teu próprio tempo e de lhe atribuires uma gestão sustentável. Ninguém te vai dizer o que fazer a seguir.

Nos seguintes tópicos vamos explorar estes e outros pontos essenciais para que consigas tomar uma decisão ponderada. Vamos a isso?

Regime fiscal

O trabalhador por conta de outrem e o trabalhador independente têm enquadramentos fiscais diferentes. Contas feitas, o que um e outro pagam de impostos e contribuições, vai dar ao mesmo: mas no caso do trabalhador independente há uma sobreposição das obrigações do empregador e do empregado numa só pessoa, então acrescem-se algumas despesas e obrigações não consideradas pelo trabalhador por conta de outrem.

Entre as quais:

A totalidade do pagamento da Segurança Social;
Seguro de trabalho;
Despesas de trabalho (deslocação, alimentação, material, formação);
Entrega de declarações e gestão de IVA;
Entrega de declaração periódica da Segurança Social;
Entrega de Declaração Recapitulativa;
…

Isto não tem de ser um problema se os teus orçamentos tiverem tudo isto em conta e não apenas o teu salário: experimenta a nossa calculadora de Salário Digno Independente aqui.

Responsabilidade Civil

Quando és empregador ou TI, as responsabilidades sobre a boa conduta e cumprimento de contratos aprovados com clientes recaem sobre ti. Quando lidas com um cliente final e não estás ao serviço de uma empresa (mesmo que sejas TI), a responsabilidade sobre incidentes que ocorram pode ser tua e deves estar pronto para isso.

Para cada projecto ou prestação de serviços, entrega e aprova um forte (mas flexível) e prudente leque de condições e requisitos. Quanto mais documentado e protegido tu e o teu cliente estiverem menos conflitos ou problemas vão surgir.

Quando o contrato não é suficiente e os problemas surgem, informa-te bem e, em caso de conflito, procura um advogado: não acredites na palavra do lesado – a palavra final é a da lei em vigor e da sua correcta interpretação.

Quando trabalhas por conta de outrem existe um salário base mensal previamente acordado entre ti e o empregador que te é pago mensalmente. Podes contar que esse valor caia na tua conta a certo dia do mês e voilá. No caso do TI, não existe essa certeza.

Pagamentos

Claro que pode existir um acordo entre o TI e o cliente para definir um valor mensal – uma avença –, e, assim, esse valor é facturado e entregue a dias previstos durante o mês. Porém, é frequente existirem projectos que justificam pagamentos em tranches, ou seja, um pagamento feito no acto da adjudicação, outro na entrega final do projecto e, opcionalmente, outros pagamentos intermédios. Esta situação pode tornar todo o processo de pagamento um pouco imprevisível, pois pode acontecer um atraso no processo de trabalho que acaba por atrasar o pagamento. Acontece também frequentemente que estes pagamentos não sejam feitos em determinado momento do mês, sendo que aí deixa de existir todo aquele momento de ‘vem aí o dia de receber’ e passa a ser possível receber pagamentos ao longo de todo o mês ou, por outro lado, poderá suceder que tenhas grandes intervalos, que até podem ser de meses, entre momentos de facturação.

Dica: Há quem contorne esta questão, e deixe todos os pagamentos caírem numa conta bancária específica, para no final do mês levantar de lá um valor fixo. Esta técnica pode dar-te um sentimento de segurança e de estabilidade, por vezes, bem necessário.

A instabilidade dos pagamentos pode provocar sérias dificuldades no planeamento a longo prazo e, por isso, devemos procurar soluções para manter um ritmo de rendimento estável.

Mas ser independente não quer dizer apenas um ordenado instável – a instabilidade por vezes compensa e bem. Por outro lado, no caso do trabalhador por conta de outrem, os lucros que eventualmente surgem ficam para o empregador. Quando és Independente, esses valores são na totalidade para ti. Isto pode permitir-te conseguires um ordenado mais elevado e valores anuais maiores.

Períodos de férias

Este tema é muitas vezes esquecido quando se calcula um orçamento ou gere o fluxo de trabalho: períodos de férias pagos. Quando trabalhas por conta de outrem, é-te atribuído automaticamente o subsídio de férias e o de natal, para além do pagamento habitual que corresponde a um período de não trabalho. Quando se é independente, tem de se calcular e prever este valor, que, não estando o TI a trabalhar, é sempre sentido como um extra.

Para além do próprio valor, é essencial ter também em conta os dias de férias. Numa situação de trabalho por conta de outrem com uma tipologia de contrato mais comum, o trabalhador tem direito a 22 dias úteis de férias por ano. Normalmente estes dias são agendados com alguma antecedência e acordados entre o trabalhador e a entidade empregadora. Férias no Verão, férias no Natal, fins-de-semana prolongados, o habitual. Nas ausências deste trabalhador, cabe à estrutura que o alberga gerir da melhor forma possível a sua carga de trabalhos.

Como independente existem duas grandes diferenças: és tu que tens de comunicar os períodos de férias aos clientes e és tu também que tens de fazer a gestão do trabalho que fica pendente.

Vantagem? Podes tirar mais que 22 dias úteis de férias e com maior flexibilidade. Esta semana estás com pouco trabalho? Pode uma boa altura para tirar uns dias. Hoje estás em baixo e precisas de descansar? Se tens essa possibilidade, porque não?

Desvantagem? Por vezes é mais difícil acertar estes dias com os clientes e é até habitual que até seja difícil tirares os 22 dias se não estiveres organizado. O ideal é conseguires avisar sempre da existência destes períodos no início de cada projecto. Garante que o cliente está a par e faz por deixá-lo descansado também.

Gestão

Ser organizado, ter uma boa capacidade de auto-gestão e ter uma rotina de trabalho sustentável é essencial em qualquer modalidade de exercício da profissão. Porém, quando trabalhas como independente, estas boas práticas tornam-se prementes. Ninguém te vai dizer o que fazer e quando o fazer, tem de partir de ti o bom planeamento das tarefas do mês, da semana e até do dia. Se algo falhar, não existe quem te possa proteger perante o cliente, tens de ser tu a dar a cara.

Porém, nem tudo é negativo. Ao seres independente, ganhas mais liberdade para seres tu próprio a definir o teu ritmo de trabalho, as tuas rotinas, o teu horário de trabalho.

Sobre o fluxo de projectos, sendo independente existe sempre alguma instabilidade de carga de trabalho ou em saber o que vem a seguir. Por um lado, picos de trabalho, por outro, momentos mais parados. Leva algum tempo até conseguir um ritmo de trabalho equilibrado e é importante que estejas preparado para isso.

Por fim, e agora sobre a gestão de diferentes funções complementares à tua profissão: como independente é preciso estar disposto a fazer um pouco de tudo. Por mais insignificantes que te possam parecer, vão-te sempre surgir tarefas relacionadas com contabilidade, finanças, gestão de clientes, auto-promoção e comunicação, e é preciso estar preparado para elas.

E agora? Pronto para uma tomada de decisão?

Esta é apenas uma visão geral sobre os temas mais relevantes a ter em conta sobre o regime profissional certo para ti. Existem muitas outras peculiaridades que diferenciam as duas formas de exercício profissional. Ao escolheres agora um determinado regime não quer dizer que esse seja o modelo certo para ti para sempre. Podes e deves sempre repensar se ainda se adequa, se valerá a pena mudar, se valerá a pena ficar.

Informa-te e reflecte sobre qual o regime que melhor se adequa a ti e à tua profissão. Acima de tudo, toma uma decisão ponderada.

Cessação do contrato de trabalho: mas como?

Introdução

O nome deste projecto, Classe B, é uma referência directa aos trabalhadores associados à Categoria B de rendimentos, são estes trabalhadores independentes que queremos informar e empoderar. Apesar disso, este artigo é destinado a trabalhadores por conta de outrem que transitam para o trabalho independente, embora a maioria da informação que escrevemos aqui seja válida para qualquer pessoa que queira mudar de emprego (para mais informações sobre as diferenças entre ser trabalhador independente e trabalhador por conta de outrem, consulta este artigo aqui).

Tomando como exemplo um trabalhador por conta de outrem que transitou para um regime independente por iniciativa própria, vamos assumir neste artigo que não existe justa causa para esse despedimento. No entanto, é importante ter presente que a justa causa existe, entre outras razões, quando se comprovam situações de conduta abusiva, pagamentos em atraso, falta de condições de trabalho. Nestes casos o trabalhador tem direito a uma indemnização.

É importante ter em conta que o trabalhador que se despede sem justa causa, não tem direito ao subsídio de desemprego da Segurança Social.

Comunicar a decisão

Independentemente da razão para cessares o teu contrato, deves procurar fazê-lo de forma correcta e transparente. Lá porque decidiste mudar de emprego ou de carreira, não quer dizer que devas prejudicar quem fica, ou agir de forma injusta. Deves dar aquilo que gostavas de receber e não prejudicar relações profissionais que podem vir a ser úteis no futuro.

Antes de oficializares a tua decisão por carta, é importantes que fales primeiro com o teu patrão. Ninguém gosta quando se termina uma relação por escrito, correcto? Fala abertamente e expõe a tua decisão. Sê o mais sincero possível, mas procura manter um tom positivo. Caso não te seja possível falar pessoalmente, marca uma video-call ou, em último caso, um telefonema.

Antes da conversa, prepara a tua carta para que fique logo pronta a enviar. Isto também te vai permitir saber de antemão alguns detalhes sobre a tua saída (que virão certamente à conversa), tais como os dias que tens a dar à casa ou os dias de férias que tens para gozar.

Durante a conversa, pode acontecer que sejas deparado com uma contra-proposta para impedir a tua saída. Prepara-te também para esta opção. Existe alguma proposta que te levasse a ficar? Em caso negativo, prepara-te para gentilmente recusar.

Depois de apresentadas as razões para a saída e acordado qualquer detalhe relativamente à data de saída, procura também perceber em que momento é que a restante equipa deve ser informada. Existe um responsável de departamento que deva ser informado antecipadamente? Há planos de entrada de alguém para te substituir? É habitual ser o patrão a comunicar a novidade à equipa e, se assim for, procura perceber quando é que isso irá acontecer. Porém, não deixes que o tema se arraste por muito tempo. É importante que a equipa seja informada assim que possível para que se consigam preparar para a tua ausência.

Carta de Despedimento

Por melhor que seja a tua relação com a entidade patronal, não ignores a entrega da carta de despedimento. Este é o documento que te vai proteger, oficializando a tua decisão e a data da cessão de funções. É um documento fundamental, tanto para tu começares a preparar o teu futuro, como para o teu empregador agilizar a tua saída e a transferência das tuas funções.

A carta de despedimento é um documento escrito e obrigatório que deve ser entregue à entidade patronal. Normalmente é um documento físico entregue em mãos e assinado por ambas as partes ou enviado por correio registado com aviso de recepção. Porém, também é válido que seja por e-mail, desde que o empregador consiga guardar consigo um comprovativo da data em qual o documento foi enviado. O importante em qualquer um destes casos, é que se consiga comprovar a data em que o documento foi entregue, para que tanto o trabalhador como o empregador tenham presente a data exacta em que este cessa funções.

O que deve conter?

Esta carta é um documento relativamente simples, que deve conter informação como: o teu nome e identificação, nome e cargo da pessoa a quem se dirige, data e duração do contrato em vigor, data em que deixarás de exercer funções, data do presente dia e a tua assinatura.

Para além destes dados essenciais, pode ser importante incluires a razão pela qual estás a tomar essa decisão e um pequeno agradecimento pela contribuição da empresa no teu percurso profissional. De certeza que tiras pontos positivos dessa experiência, certo?

Quando se deve entregar?

Existem regras específicas às quais deves ter em atenção para determinares o número de dias com que deves fazer o teu aviso prévio antes de abandonares a tua entidade patronal.

Para contratos de trabalho com termo certo e com a duração de menos de seis meses, deves entregar a carta com 15 dias de antecedência. Para contratos com termo e mais de seis meses, 30 dias.

Em contratos de trabalho sem termo certo e com duração inferior a 2 anos, a carta deve ser entregue com 30 dias de antecedência. Para contratos sem termo e superiores a 2 anos, com 60 dias.

Não são dias úteis.

Caso entregues a carta a dia 2, e imaginando que tens um contrato com termo de mais de 6 meses, as tuas funções cessam ao dia 2 do mês seguinte.

No caso de te encontrares num período experimental, a situação é diferente. Não há prazos para a cessação do contrato no período experimental pelo trabalhador. Neste caso, estás isento de enviar o aviso prévio.

E se mudares de ideias?

Caso mudes de ideias depois de teres entregue a tua carta de despedimento, tens 7 dias para mostrares o teu arrependimento e enviares uma nova carta escrita a demonstrar a tua posição. Esta não é uma situação ideal portanto, ao seguires por este caminho, procura esclarecer os teus motivos com o teu empregador.

E se não quiseres/puderes cumprir a duração do aviso prévio?

Podes simplesmente entregar a tua carta e não ir trabalhar no dia seguinte. Esta situação não é de todo ideal, mas é uma situação prevista na lei.

Se decidires não respeitar o aviso prévio, terás de pagar uma indemnização de valor igual à retribuição base e diuturnidades (se existirem) correspondentes ao período de aviso prévio em falta.

Direitos

Há momentos em que se quer sair o mais depressa possível da situação em que se está e que, para não se arranjar grandes incómodos, se ignoram os direitos no momento de sair. Pois bem, isso não deve de todo acontecer. Os teus direitos são lei. Mesmo que a ideia não agrade ao teu empregador. O melhor a fazer é não te sentires pressionado. Encara a situação com seriedade e conversa pacificamente exigindo aquilo que é teu.

Tens direito a:

Pagamento dos dias de férias a que terias direito caso continuasses a trabalhar. Ou usufruir desses dias de férias antes da cessação das funções.
Pagamento do valor proporcional aos subsídios de Natal e de férias. Estes subsídios são calculados consoante os meses trabalhados no ano corrente.
Receber a retribuição correspondente ao número mínimo anual de horas de formação (40 horas), que não te tenham sido proporcionadas ou ao crédito de horas para formação de que sejas titular à data da cessação.

Caso sintas alguma dificuldade a fazer estas contas ou tenhas alguma dúvida mais particular, o ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho) pode ajudar-te. Fala-lhes da tua situação e eles explicam-te a que é que tens direito.

Preparar o futuro

A partir do momento em que entregas a tua carta de despedimento, deves fazer os possíveis para iniciar um processo de transferência de responsabilidades, seja distribuindo funções pelos teus futuros ex-colegas, seja para um novo membro da equipa. Quem vai ficar com as tuas funções? O que deves ensinar a essa pessoa para que consiga executar a tua função correctamente? Existe algum projecto que dependa de ti para terminar? Consegues fazê-lo antes da tua data de saída?

Este momento é importante, acima de tudo, para que mantenhas uma boa relação com todos, mesmo depois de abandonares essa empresa. Ninguém sabe o futuro, e em qualquer sítio pode estar uma nova oportunidade, seja amanhã ou daqui a uns anos.

Ao mesmo tempo, vai preparando o teu próprio terreno. Começa a perceber o que queres fazer a seguir, com quem deves falar, como te deves preparar. Estes momentos de transição são sempre interessantes para analisar aquilo que já conquistaste e para onde queres ir.

O que precisas de fazer para lá chegar? Nova formação? Explorar uma nova área profissional ou um talento perdido? Tira algum tempo para ti e começa a traçar objectivos.

Orçamentação: como fazer?

Introdução

Fazer um orçamento nem sempre é uma tarefa fácil. Muitos de nós fomos formados em instituições que nos “treinaram” para trabalhar por conta de outrem, ignorando sempre questões financeiras e legais directamente relacionadas com o trabalho e o nosso valor no mercado.

Fazer um orçamento nem sempre é um percurso linear. É importante ter uma fórmula base, mas ao mesmo tempo deixar algum espaço para a adaptares caso a caso e, acima de tudo, permitir que seja um valor dinâmico, que vai crescendo com o tempo e com a tua experiência.

Os teus gastos

Antes de mais, é importante teres plena consciência daquilo que são as tuas despesas, tanto profissionais como pessoais:

Deves ter sempre presente que percentagem do teu ordenado e dos teus ganhos vão ser descontados em impostos e contribuições. Este valor pode ser calculado tendo em conta a retenção na fonte de IRS e a fórmula de cálculo da contribuição à Segurança Social.
Conta sempre com os teus gastos como profissional, ou seja, o valor que gastas no aluguer de um espaço ou em compra de material, formação, custos de deslocação, estadias e alimentação durante o período de trabalho.
Nunca te esqueças do valor que precisas para as tuas necessidades pessoais. O valor para a renda da casa e respectivas despesas, alimentação, compras ou gastos com os teus filhos são factores que deves ter sempre em conta quando defines o valor do teu trabalho.
Por fim, deves destinar um valor a um fundo de emergência ou para poupanças.

Quando definires qual o valor base que precisas para subsistir e que te vai saldar os gastos assinalados acima, começas então a perceber: qual o valor mínimo que devo cobrar pelo meu trabalho?

A partir desse valor, torna-se mais fácil quantificares o teu trabalho. Aqui podes seguir várias modalidades. Pode ser que o teu trabalho seja facilmente dividido em tarefas ou fases e que consigas atribuir a cada uma delas um valor-chave. Ou pode acontecer que vejas o teu trabalho como uma unidade, à qual vais adicionando ou retirando determinadas características que o tornam mais ou menos caro.

Percebe o modelo que funciona melhor para ti e para a tua área.

A tua comunidade

Neste momento, pode ser interessante abrires o diálogo com pessoas da tua área. Existem comunidades que são mais ou menos receptivas a falar de dinheiro e, e por vezes, torna-se difícil perceber o valor médio que a comunidade cobra. É essencial que lutes para atenuar este tabu. Uma comunidade mais transparente é sinal de uma comunidade mais saudável, mais compreensiva consigo mesma e, acima de tudo, mais digna e unida.

Procura falar com conhecidos, colegas e amigos, com pessoas com graus de experiência diferentes ou até com pessoas de outras áreas, de forma a comparares métodos distintos de abordar a mesma questão.

Embora as instituições mais tradicionais evitem falar sobre estes temas, existem por vezes professores ou formadores que estão disponíveis a responder a estas questões. Aproveita esse conhecimento e essa experiência e não deixes de perguntar como se ultrapassam estas questões.

Existem até áreas em que a partilha de conhecimento, não só é uma prática comum, como é abertamente aconselhada. Por exemplo, existem unidades de formação em áreas específicas de venda de produtos e bens, que dão aconselhamento financeiro nestas questões basilares, ensinando os formandos a fazerem um orçamento ou a terem o seu negócio legalizado.

Esta partilha de conhecimento dentro da comunidade ou entre formandos e formadores é essencial, uma vez que te ajuda a teres uma garantia de que o valor que definiste é justo para ti, e que não estás a desvirtuar o mercado, contribuindo para o nivelamento dos preços por baixo, ao mesmo tempo que pode funcionar como veículo de dinamização da tua área para que os preços possam ir sendo questionados e actualizados ao longo do tempo.

Por fim, nunca é demais lembrar: a maioria dos clientes que vais encontrar vai procurar o preço mais barato possível e vai tentar negociar a tua proposta – não uses os teus clientes como forma de medir o teu preço!

O teu projecto

Em relação ao trabalho em si, é importante que consigas perceber com exactidão o pedido que te está a ser feito. Existem briefings mais ou menos detalhados por parte do cliente, e é importante que os analises com cuidado e consigas levantar possíveis questões que te façam esclarecer melhor o que pretendem e o que esperam de ti. Se possível, tira uns momentos para falares directamente com o cliente e perceberes algumas questões:

É um projecto que faça sentido para ti aceitar?
Existe algum intervalo de valores já estipulado para o orçamento?
Existe algo que pretendas sugerir como alteração ao briefing inicial?
Vais receber todos os materiais ou informações necessárias ao projecto num formato sirva o teu trabalho?
Existe algum prazo ou data final já definida?
Se sim, é necessário adicionar uma taxa de urgência? É viável cumprir? E vale a pena cumprir?

Com estas perguntas respondidas, vais conseguir dar um orçamento muito mais acertado e adequado ao projecto em si.

As tuas condições

Depois de pesados todos estes factores, tens informação suficiente para definir o teu orçamento. É importante que este seja um documento oficial. Não dês preços finais por telefone ou em conversa. É imperioso que exista um documento, e que este detalhe ao máximo o tipo de projecto que terás em mãos e os respectivos custos e taxas associadas. Este documento não te protege só a ti, é também importante para o cliente perceber com detalhe aquilo que irá receber como produto final.

Importa também teres uma secção de termos e condições. Defende-te a ti e ao teu trabalho registando questões como:

A data até à qual o orçamento é válido;
O que nele está incluído e excluído;
Como serão geridas alterações ao escopo do trabalho, esforços extra, alterações aos prazos estipulados;
De que materiais, conteúdos ou documentação necessitas para dar como iniciado o projecto;
As formas como o pagamento deverá ser efectuado (em partes e/ou em que momentos do projecto).

Procura que, caso o cliente aprove os valores que propões, também esteja ciente das condições inerentes a essa aprovação.

Depois da entrega do orçamento, resta-te esperar que este seja bem recebido pelo cliente.

Caso não recebas resposta, tenta dar seguimento e falar directamente com o cliente. Caso isto não aconteça, e acredita que é algo mais comum do que aquilo que gostamos de admitir, tenta perceber o porquê. Se o cliente pretender negociar o preço, tenta perceber em que moldes e se te interessa entrar nesse processo.

O teu futuro

A partir daqui, e projecto a projecto, repensa sempre os teus valores. Procura actualizar os teus valores anualmente: se não aumentares, pelo menos tira algum tempo para os analisares.

Existem já algumas iniciativas de projectos que procuram expor as suas condições e contratos de trabalho com clientes. Podes ver um (óptimo) exemplo do estúdio de design Mano a Mano aqui.

Estuda o teu mercado, conversa com colegas, profissionais da mesma área ou fora dela.

Muitas vezes os preços são um tema totalmente tabu, mas não têm de o ser.

São uma parte integrante e essencial da vida de profissional. Não há como fugir, então o melhor é estares bem informado.